单击之前，请发送该电子邮件-新兴护士负责人

罗斯·谢尔曼（Rose O.Sherman），RN，教育署，FAAN

很少有护士领袖可以’告诉您一个他们希望自己未发送的电子邮件故事。电子邮件的使用已成为工作中常用的通信方法。然而，一封写得不好的电子邮件，一封发怒的电子邮件，甚至包含被误解的可爱卡通漫画都可能带来意想不到的负面后果。前几天，当一位护士经理给我看一封电子邮件时，使我想起了她的电子邮件，她的一位护士长已将该邮件发送到另一个部门。它充满了指责，似乎与引发这一事件的事件不相称。这导致护士经理不得不进行一些重大的损害控制。电子邮件礼节在任何护理领导角色中都非常重要。

因此，在发送该电子邮件之前，请先问自己以下问题：

1.发送此电子邮件我要达到什么目的？

麦肯锡全球研究所的研究人员发现最近的工作场所研究平均员工每周花费28％的时间来撰写，阅读或回复电子邮件。他们估计，如果更有效地使用电子邮件，最多可以减少25％的时间。请记住，阅读电子邮件非常耗时，重要的是要问自己要使用电子邮件实现什么目标。包含与工作无关的故事或笑话的电子邮件通常使收件人烦恼并浪费时间。

2.电子邮件是此消息的正确通讯方式吗？

容易误解电子邮件中传达的信息。可以通过面对面的对话或通过电话轻松消除的误解可以在电子邮件交换中迅速升级。电子邮件是推荐某人的好方法，但很少是解决性能问题的正确方法。如果您需要讨论有争议的主题，那么电子邮件可能不是最好的方法。您可能会无意间引起冲突的风暴。电子邮件也应避免作为一群人之间的对话形式。很容易丢失对话线程。

3.写这篇文章时我生气吗？

激怒的电子邮件很少有效。蓄意或令人讨厌的电子邮件实际上可能会限制职业发展。领导专家Michael Hyatt建议 “如果让您感觉更好，请继续写该消息，然后将其删除。通常，在您不发送愤怒的电子邮件一两天后，您就会了解克制的智慧。”

4.这封电子邮件是否仅发送给需要此信息的人？

在所有工作环境中，电子邮件的数量正在不断增加。可以理解，收件人会收到不必要的电子邮件。迈克尔·凯悦（Michael Hyatt）注意到，根据经验，向您发送电子邮件的人越多，单个人回复电子邮件的可能性就越小，执行您请求的任何操作的可能性就更少。您在“收件人”字段中包括的人员应该是您希望阅读并回复消息的人员。 “ CC”字段应谨慎使用。您应该只需要有需要知道的CC人员。唐’除非实际上非常重要，否则将消息发送为高优先级。

5电子邮件中的主题是否会引起读者的注意？

一个强有力的主题行将吸引读者的注意力，并使您的电子邮件更有可能被阅读。主题行空白的电子邮件有时会被忙碌的收件人扫描传入的邮件意外删除。

6.我的信息简短而切题吗？

太长，写得不好或无法传达目的的电子邮件消息可能会造成混乱，不必要的来回往返，浪费时间和生产力以及令人沮丧。一封优质的电子邮件应能以最佳方式展示自己，并获得您想要的响应和结果。将您的电子邮件保留为两个或三个段落。确保目标明确–例如您需要接收者采取行动，获得更多信息还是提供信息？电子邮件应包含个性化的问候语和签名行。

7.我是否已检查电子邮件中的语法和拼写？

我曾经为一位高级护士长工作，他经常发送电子邮件，其中充满语法错误和拼写错误。当工作人员打印电子邮件并圈出错误时，她的信息经常丢失。发送之前，请务必先阅读您键入的电子邮件。确保字体足够大，可以阅读并避免在邮件上显示彩色背景。

8.如果这封电子邮件在法庭上作为案件证据出庭，我会感到很好吗？

您编写的电子邮件是您通信的永久书面记录。发送电子邮件后，您将无法再控制谁可以看到该邮件。工作电子邮件可以并且已经在法院针对雇主的案件中使用。如果员工遇到绩效问题，领导者需要非常小心自己在电子邮件中写的内容。同样，也应避免发送有关患者安全和质量问题的电子邮件。

电子邮件教练兼书籍作者Marsha Egan提醒我们您的员工和组织中的其他领导者 每次您所做的任何事情都会得出关于您专业水平的结论，与电话或面对面的讨论相比，电子邮件在一天之内提供的联系更多。 在您单击发送该电子邮件之前，请记住这是一个很好的建议。

阅读以领导

Egan，M.（2008年）。 收件箱排毒。老鼠出版。

凯悦，M。（2007）。电子邮件礼节101博客。